PROTECCIÓN DE DATOS

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

ENTIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

• • Razón social: FERRAGRO S.A.S
  • Nit: 800060880 - 3
  • Domicilio: Carrera 42 #51-34
  • Ciudad: Itagüí, Antioquia
  • Teléfono: (604) 4483797
  • Correo electrónico: etica@ferragro.com
  • Página web: https://ferragro.com/

Para FERRAGRO S.A.S es fundamental la protección de los datos personales proporcionados por cualquier persona natural, por esta razón, ha definido la siguiente política de tratamiento de la información, la cual, tiene como objeto comunicar e informar a los titulares de la información, la forma en como realiza el tratamiento de los datos personales y la cual se fundamenta en la Ley 1581 de 2012.

A continuación, le informamos sobre la Política de Tratamiento de la Información datos personales de FERRAGRO S.A.S quien ostenta la calidad de Responsable de Tratamiento de los datos personales de sus empleados, contratistas, aspirantes, clientes, prospecto de clientes, visitantes de tiendas y de su página web, proveedores, aliados y/o terceros en general.

Esta política aplica para toda la información personal registrada en cualquiera de las bases de datos de FERRAGRO S.A.S., y es de obligatorio y estricto cumplimiento.

 

FINALIDADES.

El Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares de la Información se realizará en base a las siguientes finalidades, teniendo en cuenta el tipo de Titular: es decir, si es empleado, contratista, cliente o proveedor, entre otros.

 

Uso de datos personales para los fines de talento humano:

1. Para ejecutar el proceso de selección, así como, recibir hojas de vida, realizar entrevista, pruebas, evaluaciones y validación de información.
2. Para almacenar la información en bases de datos físicas o digitales.
3. En caso de ser vinculado, realizar la inducción, contrato, afiliación al sistema de seguridad social, contables y archivo de información.
4. Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral o contractual.
5. Gestionar los datos personales del Titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para cumplir con las obligaciones a cargo.
6. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas producto de la relación contractual, tales como, pago de honorarios o salario, y demás retribuciones consagradas en el contrato o según lo disponga la Ley.
7. Responder solicitudes del trabajador o contratista ante requerimientos de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados, como causa del vínculo contractual existente.
8. Promover su participación en programas desarrollados, que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral.
9. Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de mantener la seguridad física de las personas y los objetos materiales.
10. Transmitir y/o transferirlos datos personales con terceros encargados dentro o fuera del país a terceros con los que se haya suscrito un contrato de transmisión de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual y/o gestión de beneficios del contrato laboral.
11. Para dar cumplimiento a las obligaciones legales y reglamentarias que le sean aplicables a nuestra empresa.
12. Para dar cumplimiento a las políticas internas aplicadas de cumplimiento normativo y organización, como sistema de seguridad y salud en el trabajo, y las demás que sean aplicables a la empresa.
13. Suministrar la información a terceros con los cuales hayamos suscrito un contrato para dar prestación de las obligaciones o servicios con nosotros contratadas. 
14. Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de mantener la seguridad física de las personas y los objetos materiales
15. Gestionar tramites, peticiones, consulta, reclamos y/o felicitaciones.
16. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.

 

 

 

 

Uso de datos personales para los fines con los clientes y/o proveedores:

1. Brindar información de interés sobre nuevos productos y/o servicios que ofrece FERRAGRO S.A.S.
2. Para la asesoría, acompañamiento e instalación de los productos y/o servicios.
3. Para la elaboración de estudios de mercado, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado y, en general, estudios de técnica de seguridad física por medio de guardas y/o el uso de tecnologías.
4. Para evaluar la calidad de productos o servicios.
5. La gestión y ejecución integral del servicio contratado con FERRAGRO S.A.S.
6. Para almacenar la información en bases de datos físicas o digitales.
7. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
8. Transferir y/o transmitir datos personales con aliados comerciales y/o de negocio, dentro o fuera del país, con los que se haya suscrito un contrato de transmisión de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
9. Para dar cumplimiento a las obligaciones legales y reglamentarias que le sean aplicables a nuestra empresa.
10. Para realizar operaciones internacionales con clientes y proveedores del exterior.
11. Gestionar tramites, peticiones, consulta, reclamos y/o felicitaciones por los clientes, proveedores, y contratistas, además de direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes
12. Realizar el estudio, vinculación y debido registro en las bases de datos de FERRAGRO S.A.S conforme a los procedimientos ya establecidos en la empresa.
13. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos, financieros, y contables de las partes.
14. Realizar el análisis técnico, financiero y de seguridad para el control y la prevención del fraude y lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta y reporte a listas restrictivas.
15. Realizar consultas y reportes a las centrales de riesgo.
16. Controlar el acceso a las instalaciones de las sedes de la empresa y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
17. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
18. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas o subordinadas de FERRAGRO S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

 

DATOS RECOLECTADOS MEDIANTE SISTEMA DE VIDEO VIGILANCIA:

FERRAGRO S.A.S utiliza sistema de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus tiendas en puntos físicos y oficinas. Éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de las empresas pertenecientes a FERRAGRO S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier proceso, siempre que exista requerimiento de orden legal o judicial, o que FERRAGRO S.A.S. lo considere como elemento material probatorio entregable a las autoridades competentes.

 

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

FERRAGRO S.A.S observará estrictamente las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los

 

Esta información será́ almacenada en las bases de datos generada para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá́ mientras que las finalidades de su recolección y/o la obligación legal de mantener el almacenamiento de dichos datos se mantenga, o en cuyo caso sus datos se conservarán hasta que muestre su oposición.

 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Dicho tratamiento está destinado a salvaguardar un interés público esencial, el cual se evalúe en atención a los estándares internacionales de derechos humanos, y como mínimo, deberá satisfacer los criterios de legalidad, proporcionalidad y necesidad, salvaguardando los derechos fundamentales de los interesados.

Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”

 

De esta forma, en caso de que se deba obtener información que verse sobre niños o niñas y adolescentes, los datos y autorización será tramitada o recolectado de manera expresa por medio del titular y de su representante legal, otorgando tratamiento que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

Esta información será́ almacenada en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá́ mientras que las finalidades de su recolección y conocimiento se mantengan, o en cuyo caso sus datos se conservarán hasta que muestre su oposición.

 

USO DE DATOS EN E-COMMERCE

 

FERRAGRO S.A.S recopila cierta información personal, como el nombre, identificación, dirección de email, número de teléfono, dirección de destino, información de pago para efectos de facturación, etc.

 

COOKIES

La aceptación de las cookies no es un requisito para visitar el Sitio. Sin embargo, nos gustaría señalar que el uso de la funcionalidad “mi carrito” en el Sitio y la de aceptar una orden sólo es posible con la activación de las cookies. Las cookies son pequeños archivos de texto que identifican a su computadora en nuestro servidor como un usuario único. Las cookies se pueden utilizar para reconocer su dirección de protocolo de Internet, lo que le ahorrará tiempo mientras se encuentra en el Sitio o si quiere entrar a él en el futuro. Sólo utilizamos cookies para su comodidad en el uso del sitio (por ejemplo, para recordar quién es Ud. cuando se desea modificar su carrito de compras sin tener que volver a introducir su dirección de correo electrónico) y no para obtener o usar cualquier otra información sobre Ud. (por ejemplo, de publicidad segmentada u oculta). Su navegador puede ser configurado para no aceptar cookies, pero esto podría restringir su uso del Sitio y limitar su experiencia en el mismo. El uso de cookies no contiene ni afecta datos de carácter personal o privado y no representa peligro de virus. Si desea obtener más información acerca de las cookies, vaya a http://www.allaboutcookies.org o para obtener información sobre la eliminación de ellos desde el navegador, visite http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies/index.html.

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES FERRAGRO S.A.S.

Solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales sobre los cuales FERRAGRO S.A.S está realizando el Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a FERRAGRO S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013;

c) Ser informado por FERRAGRO S.A.S o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento FERRAGRO S.A.S o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

g) Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre niños, niñas y adolescentes y aquellas relacionadas con datos de salud.

 

PERSONAS A LAS QUE SE LES PUEDE SUMINISTRAR INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a las siguientes personas:

1. A los titulares de la información, sus causahabientes o sus representantes legales en caso de que sea un menor de edad,
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial,
3. A los terceros autorizados por la ley.

 

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS, EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FERRAGRO S.A.S. ha designado al Oficial de Protección de Datos Personales para la atención de peticiones, consultas o reclamos relacionadas con tratamiento de datos personales donde el titular de información podrá ejercer sus derechos, entre ellos, a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y/o revocar la autorización.

Los derechos de consulta y reclamo podrán ser ejercidos así:

• A nombre propio: Puede ejercer su derecho directamente realizando la consulta o reclamo en relación con los datos almacenados en nuestras bases de datos y/o archivos. Tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos y revocar la autorización otorgada.
• A través de apoderado: Puede ejercer su derecho a través de apoderado. Para estos efectos, debe adjuntar el poder autenticado con la solicitud. Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.
• Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Habeas Data a través de quien acredite su representación legal.

CANALES PARA LA RECEPCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El Titular de los datos o sus causahabientes podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de las Compañías de FERRAGRO S.A.S. Los canales principales dispuestos para la recepción de las solicitudes o reclamos son:

 

• Página web: https://ferragro.com/pqrs
• Correo electrónico: etica@ferragro.com  
• Dirección física: Carrera 42 #51-34, Itagüí - Antioquia
• Teléfono: (604) 4483797

 

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, FERRAGRO S.A.S presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.

Para la radicación y atención de su solicitud le requerimos suministras la siguiente información:

1. Nombres completos y apellidos
2. Número de identificación
3. Datos de contacto (dirección y/o correo electrónico y teléfonos de contacto)
4. Medios para recibir respuesta a su solicitud
5. Motivos, hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
6. Documentación que se quiera aportar para sustentar el requerimiento.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en la base de datos de FERRAGRO S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante FERRAGRO S.A.S, el cual será tramitado, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

El termino máximo previsto por la Ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino los Responsables del tratamiento informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS

FERRAGRO S.A.S no entregara sus datos personales a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo que:

• La transmisión de sus datos fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales;
• Exista su autorización expresa y brindada para hacerlo;
• Sea necesaria para permitir a los proveedores, contratistas o colaboradores prestar los servicios encomendados;
• Sea necesario para permitir que terceros que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tengamos acuerdos de mercado conjunto;
• Sea requerido o permitido por la ley.

Sin perjuicio de lo anterior, para realizar una transmisión de sus datos personales a terceros encargados ubicados en Colombia o en el exterior, debe existir (i) una autorización previa, expresa e informada por parte suya, o (ii) un contrato de transmisión de datos personales que contenga, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.5.2. del Decreto 1074 de 2015 por lo menos lo siguiente:

• Los alcances de la obligación del encargado para el tratamiento de datos personales.
• Las actividades que el encargado deberá realizar por nuestra cuenta para el tratamiento de los datos personales.
• Las obligaciones del encargado con respecto al titular y nosotros.
• La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones contempladas en el aviso de privacidad y el manual interno de políticas y nuestros procedimientos.
• La obligación del encargado de realizar el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las finalidades autorizadas por los titulares y con legislación aplicable.
• La obligación del encargado de dar tratamiento, por cuenta del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan
• La obligación del encargado de salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contenga datos personales.
• La obligación del encargado de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

 

FERRAGRO COMO ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN

En los casos de que FERRAGRO S.A.S opere como encargado de la información, los Responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte nuestra, por lo tanto FERRAGRO S.A.S presume que el Responsable de la información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que como encargados lo requiramos, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.

 

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD.

Con el fin de cumplir con el principio de seguridad de la LEPDP, y mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales que se encuentran en nuestras bases de datos y archivos, adoptaremos las medidas de seguridad necesarias para evitar la alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado a sus datos personales

 

ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA

La presente política, tendrá una vigencia indefinida a partir de la fecha de firma de este documento, y estará sujeto a modificaciones y cambios que se requieran, con el fin de dar cumplimiento a la legislación colombiana para el tratamiento de Datos y rige a partir del 21 de marzo de 2024. 

 

Firma Representante Legal